Blog

Checklist voor de perfecte brightspace Implementatie  

Door 

Kristiaan

Maandag 2 september, de eerste lesdag van het college jaar 2019-2020, en een belangrijk moment voor het project “Implementatie Brightspace” op de Hogeschool van Amsterdam (HvA). Na bijna anderhalf jaar voorwerk gaan alle studenten en docenten Brightspace gebruiken. Dat zijn in totaal een slordige 50.000 gebruikers. Een spannend moment; niet alleen voor het projectteam, maar voor alle betrokkenen.

Een jaar eerder in september 2018 hadden we een soortgelijk moment met de deelimplementatie van dit project. Ruim 10 procent van de gebruikers ging toen gebruik gaan maken van Brightspace. Het bleef de eerste dagen “angstig stil”. Mensen vroegen ons steeds of er al dingen misgingen, of dat het ergens misschien spaak liep. Op de een of andere manier verwachten mensen dat de livegang van een systeem bij een grote implementatie tot problemen leidt. Maar dat gebeurde niet. Niet bij de deelimplementatie en ook niet bij de livegang afgelopen 2 september 2019. Het team was op alles voorbereid, en zat klaar om meteen te reageren bij een melding. We waren zo goed voorbereid op wat er fout kon gaan, dat we de risico’s al vrijwel helemaal hadden geëlimineerd. Inmiddels is Brightspace bijna drie maanden in productie en krijgen we positieve reacties van studenten en docenten.

Succesvolle implementatie
Het succes van de implementatie bij de HvA hing van verschillende factoren af:
- Er was een heldere visie van de HvA op de digitale leeromgeving (DLO);
- Het project beschikte over een sterk programma- en projectmanagement;
- De HvA had een voldoende groot budget om doelen te realiseren;
- Er was een team van specialisten dat de organisatie ondersteunde om doelen te bereiken.

Draagvlak en kennisuitwisseling

Ik was benaderd om als Brightspace specialist het project te versterken. Samen met functioneel beheerders was ik er verantwoordelijk voor de functionele wensen van de organisatie te vertalen naar een optimale configuratie van het systeem. Ik heb dat gedaan door met functioneel beheerders van alle faculteiten en van centraal functioneel beheer een kernteam te vormen en dit kernteam een duidelijke opdracht te geven. De opdracht voor het kernteam was het formuleren van functionele requirements, een functioneel ontwerp maken en een advies opstellen voor de projectleiding. Deze aanpak zorgde voor oplossingen met een breed draagvlak en voor versnelde besluitvorming. Daarnaast leverde het traject kennisuitwisseling op tussen de beheerafdelingen van de faculteiten.

Kwaliteit en snelheid
In de eindevaluatie van het project werd deze aanpak als een van de succesfactoren van het project benoemd. Samen met de faculteiten hebben we ervoor gezorgd dat we zoveel mogelijk verschillende onderwijsscenario's konden ondersteunen. Door met deze groep mensen na te denken over de configuratie en het beheer konden we inhoudelijk sterke en breed gedragen adviezen geven aan de beslissers. Dit heeft niet alleen voor kwaliteit gezorgd, maar betekende ook dat we meer snelheid konden maken. Daardoor konden we als project meer opleveren dan was gepland.

Tot het eind van 2019 blijf ik nog voor een paar dagen per week werkzaam voor de HvA. Ik ga de afdeling Centraal functioneel beheer tijdelijk versterken en helpen het overleg van het team decentrale facultaire beheerders verder vorm te geven. Dit overleg krijgt wegens succes een definitief karakter in de vorm van een Change Advisory Board.